Digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen: ein Erfolgs­­faktor

Finanzbuchhaltung mit digitalem Dokumentenmanagement

Eine erfolgreich implementierte digitale Buchhaltung mit Dokumentenmanagement hilft, Kosten zu senken: Arbeitsschritte wie die Belegablage fallen weg und der Datentransfer wird auf digitalem Wege beschleunigt. Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf die benötigten Daten, Suchprozesse – eine professionelle Organisation der digitalen Belege vorausgesetzt – verkürzen sich signifikant oder entfallen sogar.

Das Auffinden ordnungsgemäß archivierter Belege und die Suche nach speziellen Rechnungsinhalten erfolgt über Suchroutinen in Sekundenbruchteilen.

Die oben genannten Vorteile der Verschlankung der Aufbau- und Ablauforganisation kommen auch beim Outsourcing der Buchführung zum Tragen. Soll der Prozess der Buchführung gänzlich auf uns als externen Dienstleister übertragen werden, so ist in jedem Fall zuvor die Digitalisierung der Daten nötig.

Die Digitalisierung stellt somit nicht nur eine Möglichkeit dar, Ihre eigenen Unternehmensprozesse zu beschleunigen, sondern sie bildet die Grundlage für eine gänzliche Auslagerung der Buchhaltung.

Mobile Arbeitsplätze werden mit digitalem Dokumentenmanagment erst möglich

Auch die Arbeit im Home-Office wird durch die digitalen Prozesse erst ermöglicht. Ist bei der Arbeit mit Papierbelegen zumindest eine teilweise Anwesenheit am Firmenstandort notwendig, so können mit dem papierlosen Büro sämtliche Informationen an dem mobilen Standort abgerufen und bearbeitet werden.

Ist das papierlose Büro mit der Gesetzgebung vereinbar?

Hier ein ganz deutliches Ja. Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit, die beleghafte Buchführung auf eine papierlose Buchhaltung umzustellen, eindeutig legalisiert. So wurden im Jahr 2012 mit einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (GoBD) beleghafte und elektronische Rechnungen Regelungen niedergeschrieben, die den Rahmen für eine digitale Buchhaltung definieren.

Für den Datentransfer zwischen den Unternehmen und staatlichen Stellen werden digitale Formulare von den entsprechenden Verwaltungseinheiten bereitgestellt. So können zum Beispiel auf die Steuer bezogene Vorgänge gänzlich auf digitalem Wege abgewickelt werden. Die zeitlichen Einsparungen und prozesstechnischen Vorteile liegen auf der Hand.

Dabei sind jedoch hohe Sicherheitsstandards zu beachten und darüber hinaus besteht die Aufbewahrungspflicht für Belege – auch in digitaler Form – weiterhin.

Die Buchhaltung outsourcen – eine Alternative?

Oft stellt die Externalisierung von Unternehmensbereichen an spezialisierte Unternehmen einen Erfolgsfaktor für Ihr Wirtschaftsunternehmen dar. Vor allem, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führen oder beraten, das über keine eigene Finanzbuchhaltungsabteilung verfügt, können Sie von der Einbeziehung eines spezialisierten Dienstleisters profitieren.

Wir als Buchhaltungsdienstleister übernehmen diese Aufgaben gerne für Sie. Hierzu gehören zum Beispiel die digitale Beleggutarchivierung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen und auch die Analyse der Daten der Buchhaltung für den unternehmensinternen und -externen Gebrauch.

Die Daten werden digital direkt von uns an den Steuerberater, an das Finanzamt, die Leitung des mit finanziellen Aufgaben betreuten Unternehmensbereichs oder an den Unternehmensberater weitergeleitet. Auch die Rückmeldung erfolgt in digitaler Form.

Verzögerungen im Zahlungs- und Mahnwesen kommen ebenso wenig vor wie bei einer unternehmensinternen Finanzbuchhaltung. Das Listing offener Posten oder notwendige Analysen sind jederzeit abrufbar, so dass keine terminbedingten Nachteile entstehen.

Rechtlicher Hinweis: Erbracht werden ausschließlich Leistungen gemäß § 6 Nr. 3 und 4 Steuerberatungsgesetz, jedoch keine Rechts- und Steuerberatung.

Vier gute Gründe fürs Outsourcing der Buchhaltung

Haben Sie bereits an alle Aspekte gedacht? Hier finden Sie vier gute Gründe, weshalb Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens auslagern sollten.

Fehlendes firmeninternes Know-how. Wenn Ihre Sachkenntnisse nicht ausreichen oder nicht aktuell sind, ist es unbedingt empfehlenswert, die Buchhaltung auszulagern. Denn mit einer effizienten Buchführung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern letztlich auch Kosten. Zudem profitieren Sie davon, dass externe Dienstleister ihre Mitarbeiter regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen lassen. Ein aktueller Informationsstand ist somit garantiert.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Indem Sie die Buchhaltung auslagern, verschaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern den nötigen Freiraum, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu fokussieren. So setzen Sie wertvolle Ressourcen frei, denn Ihre Mitarbeiter können nun andere Tätigkeiten im Unternehmen übernehmen.

Reduzieren Sie Ihre Risiken. Indem Sie Ihre Buchhaltung outsourcen, schützen Sie sich vor Fehlern und minimieren Ihr organisatorisches Risiko. Sie können sich auf andere Geschäftsfelder konzentrieren und die Buchhaltung einem spezialisierten Buchhalter überlassen. Er übernimmt die korrekte Durchführung von Aufträgen und sorgt dafür, dass Rechtsvorschriften und Fristen eingehalten werden.

Effizienz durch Prozessoptimierung und Digitalisierung.

Wenn Sie die Buchhaltung inhouse abwickeln, sollten Sie bedenken, dass technische und logistische Kosten anfallen, denn Ihre Buchhaltung benötigt Anwendungsprogramme, Schutzsoftware sowie Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramme. Des Weiteren sind Prozesskoordinierung, Implementierung der Software und Systemverwaltung, Schulungen in der Bedienung von Hard- und Software sowie Instandhaltung mit erheblichem Aufwand verbunden.

Wenn Sie die Buchhaltung outsourcen, fallen Kosten für das Hosting der Software bei einem externen Dienstleister an.